Podcast: Papierkram – Der Finanzwesir rockt, Folge 48
Das Motto dieses Podcasts: Seelenfrieden durch Bürokratie.
Verträge, Gehaltsabrechnungen, Steuerbescheide, Depot- und Kontoauszüge, Post von der Versicherung – ab in den Schuhkarton und Deckel drauf. So macht es der Vogel Strauß.
Wir empfehlen die bürokratische Ablage. Der Finanzwesir macht in Papier. Der Finanzrocker ist digital und verwaltet E-Papierkram. Beide sind sich einig: Eine gute Ablage muss sein.
Warum?
Ablage ist kein Selbstzweck, sondern die erste Stufe eines dreistufigen Prozesses.
- Ablage
- Auswertung
- Planung
Die Planung 2017 wird im Laufe des Jahres 2018 zur Ablage und in 12 Monaten kommt dann der Soll/Ist-Vergleich. Was hat das Jahr 2018 aus der tollen Planung gemacht? Diese Erkenntnisse gehen dann in die 2018er-Planung für 2019 ein. Und so geht das Jahr um Jahr.
Die Auswertung besteht aus zwei Teilen
-
Die Cashflow-Analyse beantwortet die Fragen
- Der allgemeine Trend: Wie hart hat die Lebensstilinflation zugeschlagen?
- Einmalige Effekte: Gab es extreme Sonderausgaben / Sondereinnahmen?
- Die Assetanalyse prüft die Wertigkeit und das Potenzial
- der Arbeitskraft
- der Immobilie
- des Wertpapierdepots
- von Tages und Festgeld
Außerdem checkt die Assetanalyse: Was ist drin in den Spartöpfchen fürs nächste Jahr? Geht alles klar mit Urlaub, Essen gehen, Hobbys oder muss da noch was angespart werden?
Gute Daten bedeuten auch: Die Planung geht zügig von der Hand.
- Grobe Budgetierung (Korridore für den Regelbetrieb festlegen). Beispiel: Monatlich gebe ich zwischen 150 und 200 Euro für Lebensmittel aus. Genauer muss es nicht sein.
- Gibt es Sonderausgaben und -einnahmen, die jetzt schon bekannt sind?
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Finanzbegriffe der Woche
Prokrastination – die endlose Aufschieberei. Lateinisch procrastinare "vertagen"; Zusammensetzung aus pro "für" und cras "morgen". Macht nur unglücklich. Der Leidensdruck steigt, bis man entweder den Papier-Everest abträgt oder kapituliert und alles im Schuhkarton verstaut.
Peace of Mind – der Seelenfrieden. Synonyme sind: Zufriedenheit, Gelassenheit, Harmonie. Der erste Schritt zur Glückseligkeit: Hygiene in den eigenen Finanzen. Wer finanzielle Sorgen hat, schläft nicht ruhig.
Buchempfehlung des Finanzrockers
Profit First: Ein einfaches System, jedwedes Unternehmen von einem kapitalfressenden Monster in eine Geldmaschine zu verwandeln* von von Mike Michalowicz.
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(awa)
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Kommentare
Tim sagt am 04. Dezember 2017
Ich benutze eine Kombination aus YNAB classic (YNAB 4) und Banking4W für alle abrufbaren Bankkonten, kann auch Paypal.
YNAB classic finde ich persönlich besser weil ich nicht alles in der Cloud habe und ich nur einmal bezahlen musste. Läuft immer noch. Werde es so lange nutzen bis es komplett eingestellt wird.
Banking4w gibt es auch für Android iphone etc. Klein, schnell, und reduziert auf das wesentliche.
Für meine Firma verwende ich Profits first seit fast Anbeginn. Ist sozusagen YNAB für Firmen ;) Ich habe die Mehrkontenmethode aber nicht umgesetzt sondern läuft bei mir virtuell über Excel-Datei. Mein Steuerberater hat mir eine andere Ansicht "gebastelt" einer DATEV Auswertung, die funktioniert. Man braucht nicht unbedingt mehrere Töpfe wenn man für sich selbst die Ziele klar hat und nach den Budgets geht.
Oliver sagt am 04. Dezember 2017
Ich sage nur Wiso MeinGeld!
Geniales Program, was die Verwaltung der eigenen Finanzen angeht. Ist von der Skalierung her beliebig tiefgehend. Sprich: out of the box ganz gut nutzbar für die meisten Zwecke, wenn man aber seine Finanzen doch etwas detaillierter durchleuchten möchte, geht das auch mit ein bisschen Hirnschmalz und Support-Forum.
Doch das ist wirklich nur Schritt 2 oder eher 1,5. Denn wenn ich nicht weiß, was ich genau wissen möchte bzw. welche Auswertung ich machen möchte, bringt einem das Kategorisieren der Buchungen auch nichts.
Mein Tipp daher: Erst mal auf einem Schmierzettel aufschreiben, was man versuchen möchte herauszufinden und dann überlegen, wie man das in der Software abbilden kann.
Jörn sagt am 04. Dezember 2017
Wieder einmal eingelungener Podcast! Vielen Dank!
@Oliver:
WISO Mein Geld habe ich einige Zeit probiert, bin jedoch in keiner Weise von dem Programm angetan. WP-Kurse nur gegen jährliches Entgeld? Dann nur im Jahresabo und wenn das Abo ausgelaufen ist, kann ich nicht mal mehr an meine Daten?
@Wesir & Rocker:
Ebenfalls empfehlenswert von Mike Michalowicz sind die beiden Vorgänger "The toilet paper entrepreneur" und "The pumpkin plan".
Kann es sein, dass die letzten Podcasts so um und bei der 22. Minute einen hellen "Ping"-Ton haben???
Oliver sagt am 05. Dezember 2017
@Jörn
Was meinst du mit, man kann nach dem Abo nicht mehr an seine Daten?
Du kannst die Vollversion oder die Aboversion kaufen. Die Vollversion wird zwei Jahre lang gepatcht und danach hast du keine Garantie mehr, dass Du deine Buchungen/Auszüge etc. herunterladen kannst.
Eine Zeit lang wird es bestimmt trotzdem noch gehen, aber irgendwann wird die Bank etwas an ihrem Login-Verfahren etc. ändern und dann kannst du halt keine Umsätze mehr abrufen. Auf deine Datenbank kommst du trotzdem noch. Die ist ja lokal und hat mit dem Abo nichts zu tun.
Ich persönlich bin gerne bereit dafür zu zahlen. Ich verwalte viele, viele Konten mit MeinGeld, darunter auch Kreditkartenkonten. Deren Buchungen lassen sich nicht mittels HBCI, sondern nur durch Screenscrapping abrufen. Screenscrapper müssen aber gewartet werden, weil die Banken hin und wieder ihre Websites anpassen. Das kostet natürlich. Außerdem wird MeinGeld immer mal wieder mit neuen Funktionen versorgt.
Ist es der heilige Gral? Wohl nicht, das muss jeder für sich wissen. Mir ist es das aber wert. Gleiches gilt für den Aktienkursaktualisierungsdienst. Der kostet mich 1,- € pro Monat und dafür sind all meine Depots immer aktuell. Passt für mich!
Noch ein Hinweis zum Podcast, habe ihn mir heute Morgen komplett angehört. Ich denke, es waren wieder gute Denkanstöße vorhanden. Vor allem die Betrachtung "große Einmalbroken" vs. Lebenshaltungskosten. Diese Unterscheidung lässt sich wiederum sehr gut mit obiger Software darstellen. Und das kostet mich nur wenige Sekunden. Das macht den Kopf frei für andere Sachen.
Zum Büro noch wie ich es mache: Ich habe einen NAS-Server im RAID 5 Betrieb, welcher wöchentlich ein Backup auf eine externe Festplatte macht. Zudem mache ich ein Backup pro Quartal auf eine Festplatte, die bei der Schwiegermutter gelagert wird.
Darauf landet jeglicher Schriftwechsel als Scan, den ich mit Dienstleistern habe. Ich verwende flache Ordnerhierarchien, da ich sehr gerne mit der Suchfunktion von Windows arbeite.
Mein Bennenungsschema für die PDF-Dateien lautet "jjjjmmdd dienstleister erläuterung.pdf". Wenn die Datei steuerrelevant ist, packe ich noch das Wort "Steuer" im Dateinamen dazu. Suche ich nun nach "Steuer 2016" oder "HDI Mercedes" finde ich sehr schnell die gesuchten Dokumente.
Was ich bis jetzt nicht tue: Alle Kontoauszüge oder Online-Rechnungen (z.B. Telekom) verbleiben dort, wo sie herkommen.
Sprich Kontoauszug wird im Portal archiviert und Telekom-Rechnung kriege ich per Mail und dort wird die Mail auch archiviert.
Mir war irgendwann der Zeitaufwand zu groß, ständig in jedem Portal mir die Rechnungen/Übersichten zu ziehen. Ich hole nur auf meinen NAS, was ich als relevant einstufe. Das geht also in etwa in die Richtung von Finanzrockers Vorgehensweise.
Ich bin kein Werbemann von der WISO Software, aber einen Punkt möchte ich noch ansprechen: MeinGeld hat das Modul "Verträge".
Dort habe ich alle Verträge mit Vertragsnummern, Kündigungsfrist, nächstmögliches Kündigungsdatum, Buchungen zu den Verträgen – einfach alles, was bei einem Vertrag relevant ist – hinterlegt.
Das Modul erledigt quasi, was Aboalarm für einen tut. Sind die Daten gepflegt kann man auch automatisiert ein Kündigungsschreiben durch die Software erstellen lassen.
Das muss man dann nur noch ausdrucken, unterschreiben und wegschicken. Habe gestern eine Brillenversicherung gekündigt (Danke Finanzrocker! ;-)), die ich schon lange nicht mehr benötige. Der Kündigungsvorgang dauerte dank obigem System gerade mal 1 Minute.
Was verwalte ich mit MeinGeld noch? Versicherungsdepots (klar, die sind ja auch Geld wert, das Geld ist ja nicht "weg", was ich der Versicherung überweise und einmal im Jahr erhalte ich ja eine Übersicht von der Versicherung, die mir sagt, wie hoch der Rückkaufwert ist), das Auto (Benzinverbrauch, Unterhaltskosten, gefahrene km) und laufende Kredite.
Was bringt's mir? Mit wenigen Klicks – allerdings viel Einarbeitungszeit – erhalte ich nun eine vollständige Übersicht über meine Finanzen. Und durch die vielen Auswertungsmöglichkeiten sehe ich nicht nur den Cashflow. Ich sehe, ob ich in den letzten Monaten mehr Geld für Supermarkteinkäufe ausgebe, ob ich am Wochenende mehr feiern gehe und und und.
Und da mein Kommentar noch nicht lang genug ist, noch ein paar Worte zum Thema nicht monatlich anfallende Fixkosten.
Die lasse ich von einem extra Konto abbuchen. Monatlich überweise ich einen Abschlag auf dieses Konto. Ziel ist, dass das Konto nach einem Zyklus (also ein Jahr) wieder auf 0 ist.
Z.B. zahle ich für eine Versicherung einmal im Jahr 120,- €. Der Abschlag beträgt damit 10,- € pro Monat. Die überweise ich per Dauerauftrag auf das Abschlagskonto. Das gilt natürlich auch für quartals- oder halbjahresbasierte Zahlungen. Also immer dann, wenn es keine monatlichen Fixkosten sind. Ändern sich die Beiträge zum Dienstleister, aktualisiere ich das in einer Excel-Datei, die mir sofort den neuen Abschlag ausgibt.
Was bringt mir das? Im Januar kann was weiß ich was für eine Versicherung ihre Kohle abziehen, es ist mir egal. Ich muss nichts umschichten und nicht nachdenken. Es passiert halt einfach aber ich bleibe in den grünen Zahlen und schlafe besser.
Viele Grüße
Oliver
Jörn sagt am 05. Dezember 2017
@Oliver: Ich wollte keine Kritik an Deiner Entscheidung äußern, sondern meine Meinung in sehr kurz (wohl zu kurz) darstellen - sorry, falls das falsch rüber kam!
Was ich meine?
Ich kann - habe eben noch mal geschaut auf den Webseiten von Buhl und hoffe, nichts übersehen zu haben - WISO nur für 1 Jahr Nutzung kaufen, egal was ich mache, es kostet 35,00 EUR (ggf. zzgl. 12,00 EUR WP-Kurse) für ein Jahr - plus Aktualitäts-Garantie-Vertrag,(AGV) was nichts anderes als ein sich automatisch verlängerndes Abo ist.
Ich persönlich (!) bin da kein Freund von.
Da ich WISO Mein Geld 2016 gekauft und genutzt habe, am Ende des Jahres jedoch nicht überzeugt war, habe ich den AGV fristgerecht gekündigt. Als ich nach Ablauf des Jahres das Programm gestartet habe, kam nur der Hinweis, dass die Lizenz abgelaufen ist und das Programm hat sich direkt danach wieder geschlossen.
Davon bin ich (!) noch weniger ein Freund. ;-)
Das kenne ich auch von anderen Programmen, die lassen mich jedoch wenigstens offline ins Programm.
Ich finde Deine Vorgehensweise spannend und scheine ähnlich zu arbeiten, nur, dass ich alle Daten inkl. sog. Screenscraping-Konten als auch Depots / Wertpapierkurse und Dokumente inkl. Verwaltung und Vertagsmanagement n meiner Finanzsoftware ablege.
Grüße, Jörn
Finanzrocker sagt am 05. Dezember 2017
@Jörn: Vielen Dank für dein Feedback. Jetzt würde mich aber mal interessieren, welche Finanzsoftware Du nutzt.
Zu dem Ping ab Minute 22 kann ich leider nichts sagen, weil ich das weder beim Schneiden noch beim Endhören wahrgenommen habe.
@Oliver: Wiso Mein Geld ist mir schon oft über den Weg gelaufen und es hat mich immer gereizt, dort mal reinzuschauen. Klingt auf jeden Fall interessant, was Du erzählst. Nur das Abo-Modell schreckt mich etwas ab. Mit Money Money habe ich das meiste auch im Griff und manage meine Versicherungen über die N26-App.
Die Brillenversicherung ist wirklich unnötig und deswegen ärgert es mich auch etwas, dass ich die noch habe. Aber schön, dass ich Dir einen Anreiz geben konnte.
Viele Grüße
Daniel
Oliver sagt am 05. Dezember 2017
@Jörn, nee, habe deinen Beitrag echt nicht als Kritik empfunden. Vielleicht sollte man öfter mal im Internet mit Smileys arbeiten. ;-)
Was Du beschreibst, wusste ich gar nicht. Dann habe ich das Verhalten mit Starmoney verwechselt. Das ließ sich noch starten, trotz abgelaufenem Abo.
Ich bin mir ziemlich sicher, dass Buhl auch eine Version mit zweijähriger Aktualität anbietet, aber da müsste man mal deren Website konsultieren.
Und jetzt machst Du mich auch auf deine Software neugierig. Welche nutzt du denn?
Viele Grüße
Oliver
